29.部下の成長を願って「忠告」「注意」「叱責」の手順で!

それでは、

「ルール違反を犯す部下」には

どのように対処すればよいのでしょうか?

ちなみに、

ルール違反とは、文字通りの規則もありますが

ホウレンソウが遅いなどというものも含まれます。

さて、いかがでしょうか?

いきなり、怒る!

ではないですよね?

まず、怒ってはダメですね。

「怒る」と「叱る」の違いは

大丈夫でしょうか?

「怒る」は、自分の腹が立つので、

自分の怒りを鎮めるために

感情的になることですね。

要するに、

怒る人の自分都合です。

これでは、

部下指導にはなりません。

これに対して「叱る」は、

相手の成長を願って相手の怠慢な気持ちを

引き締めるために感情的になることです。

要するに、

相手都合です。

部下指導のときは、

この気持ちが大切です。

自分のメンツをつぶされたからではなく、

相手が成長しようとしないこと

に対して感情をぶつけてください。

ここに大きな違いがあります。

しかし、

やはりいきなり「叱る」ではないですね。

「叱る」前には「注意」が必要です。

「注意」の前には「忠告」が必要です。

要するに、

「忠告」「注意」「叱る」という手順を

たどることになります。

言い換えれば、

「~した方がよいよ。」と忠告し、

治らなければ「~しなさい。」と注意し、

それでも改善が見られないときは

「甘えるな!」と叱責する。

ということになります。

ところが、

最近の上司は叱れなんですね。

パワハラと言われるからではありません。

「嫌われたくない」からです。

業績を上げ続けることよりも

「嫌われない」ことを 第一にしていたりします。

これでは、

部下は成長しないし、

部門の業績も達成しないですね。

困ったもんです。

上司の役割をはき違えている

としか言いようがありません。

あなたの役割は、

部下に「嫌われない」ことではなく、

「嫌われてでも」業績を達成することです。

それが、

部下の成長につながり、

かえって部下に喜ばれることになります。

是非、

お互いに肝に銘じていきましょう。

ちなみに、

「叱る」ときは短い言葉でその場限りにしてください。

あとあとまで、

尾を引くようにネチネチと叱ってはダメです。

そこで、

まず、事実を確認する。

悪いことだと認識させる。

短く「叱る」。

次回からの善後策を言わせる。

実行を約束する。

という手順を踏むとよいでしょう。

たとえば・・・

「今、何時だ?」

「9時5分です。」

「始業時間は?」

「9時です。」

「ということは?」

「5分遅刻です。」

「これで何回目だ?」

「5回目です。」

「(厳しい口調で)甘えるな!」

「今度からどうする?」

「目覚ましを10個かけます。」

「もし、遅れたら?」

「絶対に遅れません。」

「よし、約束だぞ!」

まあ、

これで部下の行動が改善するかどうかは

ともかくとして上司の覚悟が重要です。

改善するまで最後まで諦めないでください。

部下は上司から見放されたらおしまいです。

それでは次回は、

いよいよ期末がやってきたとして

「期末の振り返りのときに行うこと」

について見ていくことにしましょう。

では、また次回。

 

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28.指示命令と委任を使い分けて、知って掴んで部下を動かせ!

それでは、

期中で進捗不具合になったときの解決策について、

メンバーに浸透させるには

どのようにすればよいのでしょうか?

一つは指示命令を使います。

特に、

緊急事態などは、

上司が先頭になって部下を引っ張らないと

とんでもないことになってしまいます。

言ってみれば、

乗っている船が浸水してきて、

放っておくと沈んでしまうかもしれない状態

になったと思ってください。

こんなときは、

御託を並べている暇はありません。

役割分担とやるべきことを指示して、

その通りに動かすしかないんです。

しかし、

割と余裕があるような場合だと、

部下に任せてみるのも一法です。

特に、

部下に役割分担をさせたり、

やるべきことを決めさせたり、

部下間で競争させてみたり、

するのもよいでしょう。

要するに、

状況に応じて、

指示命令と部下に任せるということを

取り混ぜながら浸透させていくことになります。

また、

人を動かすときの要諦として、

是非、覚えておくとよい言葉があります。

それは、

「○って、○んで、○かす。」

です。

さて、

○の中には何が入るでしょうか?

漢字一文字です。

最初が・・・

「知って」

次が・・・

「掴んで」

最後が・・・

「脅かす」

ではなく、

「動かす」

ですね。

完全な指示命令は「動かす」だけですが、

そこまでの必要が無いときは、

相手の心を「知って」

相手の心を「掴んで」

相手の心を「動かす」

ということを心がけましょう。

要するに、

部下の言い分を聞いて、

聞いた内容に絡めながら

部下には損がなく、得があることを訴えて

是非、実行してもらいたい旨を伝える。

という手順を踏むということです。

この過程を踏むことで、納得ずくで

部下に行動を起こさせましょう。

それでは、次回は

「ルール違反を犯す部下」に

どのように対処すればよいのか

という解説に入っていきます。

ちなみに、

ルール違反とは文字通りの規則もありますが

ホウレンソウが遅いなどというものも含まれます。

では、また次回。

 

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27.対症療法と対因療法を使い分けよ!

それでは、

「期中で進捗不具合になったときに

どう対処すればよいのか」

ということについて

解説をしていくことにしましょう。

第一四半期が経過しました。

期初の目標に対して、

進捗率が8割です。

言い方を変えると、

第一四半期の目標は100でした。

しかし、

第一四半期が終わって80までしか

達成しなかったということです。

さて、

現場のマネジャーであるあなたが

行うべきことは何でしょうか?

お~っと、

いきなり目標を下げないでくださいね。

「第二四半期は、目標80だ。」

なんてね。

ここで言う目標とは、

年間400(100×4四半期)という結果目標を

各四半期ごとに振り分けた結果目標です。

ですから、

何が何でも達成しないといけない目標

であると捉えてください。

そこで、

行うことはもうお分かりですね。

100(あるべき姿)-80(現状)=20(問題)

となりますので、

問題が生じた原因分析が大切です。

ただその前に、

現状(できたこと)の80が 「なぜできたのか?」

という分析を必ず行っておいてください。

すでに述べた通り、

ここに解決策のヒントが隠されているからです。

また、

できたことの原因分析をすることにより

自信にもつながります。

原因分析をするときは、

他律も自律もも含めて幅広く行ってください。

ただし、

そのうえで特定する原因は自律に絞ります。

また、

「なぜ。なぜ?」を繰り返して

深掘りすることも忘れないようにしましょう。

深掘りをしないと、

対症療法になってしまい、

また同じことが生じる可能性がぬぐえないからです。

ゆえに、

深掘りして対因療法で真の原因に対する

解決策を考え出しましょう。

でも、

対症療法である応急処置も必要です。

そのうえで、

対因療法である本質問題解決を行います。

当たり前ですよね。

手を切って血が出てたら止血しますね。(対症療法)

そのうえで、

何で手を切ったんだろうと考えて 問題解決しますね。(対因療法)

ちなみに、

くれぐれも単純に人に原因を求めないでくださいね。

確かに、

ある特定の人に問題の原因があることがあります。

しかし、

なぜその人がそうなったのかを

その人の言動や組織活動の観点で分析をしないと

解決策は出てきません。

ただ、

「ガンバレ!」と言われても・・・。

チームの団結力を高めていくという

あなたの力の見せ所です。

では、

解決策をメンバーに浸透させるには

どのようにすればよいのでしょうか?

では、また次回。

 

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26.部下の頭を徹底的に使って自律を促せ!

それでは、

「問題や悩みを抱えた部下」に対しては

どのように接すればよいでしょうか?

もしかしたら、

「退職したい。」と言ってくる部下も

いるかもしれませんね。

いずれにしても、

原則は「コーチング」です。

ちなみに、

コーチングのフレームワークは、

問題解決思考です。

「問題解決思考」は、

「あるべき姿」「現状」「問題」 「原因」「解決策」

の五つの要素で構成されます。

この五つの要素を

質問で聞き出していってください。

「退職したい。」

と言ってきても同様です。

「何か問題や悩みがあるのか?」

を聞いてください。

この「問題や悩み」が

問題解決のフレームワークで言うところの

「問題」です。

「問題」とは

「不具合現象」で「できていないこと」です。

「できていないこと」があれば

「できていること」があります。

これが「現状」です。

この「現状」に「問題」が無くなった状態を

足してやると「あるべき姿」になります。

たとえば、

「成績が伸び悩んでます。」

と言われたとしましょう。

「あるべき姿」は目標であるので、

「目標は?」と聞きます。

「年間120です。」

と答えたとしましょう。

次は、

「今はどこまでできているのか?」

を聞きます。

これが「現状」です。

「3か月経過した時点で20です。」

と答えたとしましょう。

さらに、

「じゃあ、足らないのはどれくらいか?」

を聞きます。

まあ、

この例では聞かなくてもわかりますが、

言質をとるためにも、

原則はすべて質問して答えてもらってください。

「100足りません。」

と答えたとしましょう。

この後は、

不足している100が生じた「原因」と

その「解決策」を一緒に考えていくことになります。

ただ、よく聞いてみると、

「3か月経過した時点で20はできている。」

と答えています。

単純計算すると、

年間で120ということは、

3か月では30できていればよいことになります。

すると、

達成率は20÷30=66.7%です。

決して、

20÷120=16.7%ではありません。

不足はしているものの

取り返しがつかない数字ではないはずです。

そこで、

「20達成するために行ったこと」

を聞いてみてください。

なぜなら、

そこに強みや工夫が

隠されているかもしれないからです。

何よりも自信を持たせることが大切になります。

そのうえで、

現時点で不足している

10(30-20)が生じた「原因」を

質問で聞き出していきましょう。

この3か月間で行ったことを

一つずつ確認していくとよいでしょう。

そして、

「解決策」を考えるときには、

先ほど見つけた強みや工夫を活用できるものを

考え出すことができれば言うことはありません。

まあ、

そんなに簡単に問屋が卸してくれる

わけではありませんが、

成功確率は高まります。

「努力・根性・忍耐」で迫るよりは・・・。

ちなみに、

「解決策」を考えるところで、

まだ行ったことのない手法を

取り入れることになったときは

「ティーチング」が必要になります。

このお話は、

いずれまたの機会に。

では、次回は

「期中で進捗不具合になったときに

どう対処すればよいのか」

ということについて

解説をしていくことにしましょう。

では、また次回。

 

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25.職場のよさを売り込み、新人の期待に応えよ!

それでは、

新人の「期待」に応えるためには

どうすればよいでしょうか?

まず、

「期待」を聞いてください。

新卒にしろ、中途入社にしろ、配転にしろ、

やはり新天地で活躍したい

という思いは必ずあります。

まあ、

「配転」の場合には、

期待外れと感じている方も

いるかもしれませんが・・・。

その場合には、

「何がやりたいのか」

「何をしてきたのか」

を聞いていただくとよいでしょう。

いずれにしても、

「やりたい仕事」に就くためにも、

ここで成果を出さないとかなわないわけです。

ですから、

しっかりと今の気持ちを聞いて、

あなたの職場で成果を出していく

という強い気持ちを持たせてください。

そのためにも、

この職場のよいところを売り込んでください。

誰にかって?

配属された新人に・・・です。

あなたの職場が、・・・

「顧客に提供している価値」や

「競合との差別化ポイント」

また、

「社内での存在価値」や

「将来の職場の姿」

さらには、

「どんなメンバーがいて」

「どんな取り組みをしているのか」

・・・等々。

いわゆる、

あなたの部門の「ビジョン」「戦略」「目標」

とその背景を語ってください。

ただし、

これは配属されたらすぐに実行してください。

さもないと、

悪意のない先輩社員たちが、

あなたの職場のよいこと悪いことも

全部しゃべってしまいます。

それが、

よい方向に行けば問題はありません。

しかし、

逆に働くと刷り込まれたマイナスイメージで、

あなたの話を受け入れなくなってしまう

可能性もあります。

まずは、

あなたの話でマイナスイメージを

抱きにくくしておくことが重要です。

そして、

新人のやりたいことと

職場のビジョン・戦略・目標とを

結び付けてあげるとよいでしょう。

つまり、

この職場での取り組みが

新人自身のやりたいことに

つながっているということを

理解させるのです。

すると、

「ここでガンバロー!」

という気持ちが湧いてきます。

そして、

先に作っておいた教育計画について

すり合わせを行い

まずは、

達成すべき成果について

合意を取り付けます。

とくに、

あなたの職場で求められる基本行動については

必ず合意をとってください。

また、

ホウレンソウについても同様です。

悪い情報ほど早く報告すること

を約束させてください。

特に、

分からないことがあったら

すぐに質問することと

このホウレンソウは

徹底しておくとよいでしょう。

早くあなたの職場になじませること

を考えて実行してください。

それでは次に、

「問題や悩みを抱えた部下」に対しては

どのように接すればよいでしょうか?

では、また次回。

 

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24.新人の受け入れ態勢を整備せよ!

それでは、次に「人事異動に伴って配属される部下」に対しては

 

どのように対処すれば良いのでしょうか?

 

新入社員も含めて「新人」と呼ぶことにします。

 

私が転職したときの話です。

 

最初の出社日に人事に挨拶に行ったあと、

 

人事の担当者に連れられて配属先に行きました。

 

配属先の責任者は部長でしたが、なぜか慌ててました。

 

その理由は・・・

 

机の用意もしていなかったんですね。

 

改めて倉庫から持って来ざるを得ませんでした。

 

しかも、第一声は・・・

 

「(配属は)今日だったのね。」

 

すぐに辞めようと思いました。

 

実際、1年半は我慢してから辞めたんですが、

 

これだけが原因ではありません。

 

要するに受け入れ態勢を整えておく必要があるということです。

 

ちなみに、受け入れ態勢とは・・・

 

机や椅子、備品などの物理的環境だけでなく、

 

配属される部門の既存メンバーの心理的環境も同様です。

 

どういうことかというと、

 

新人を受け入れることから

 

自分たちの仕事に向かう姿勢を改めさせるチャンス

 

にもできます。

 

そして、新人を歓迎する気持ちも醸成しておく必要があります。

 

そのためにも、知り得る範囲で新人に関する情報を収集して

 

でき得る範囲でメンバーと共有しておく必要があります。

 

そうすることで、既存メンバーに歓迎意識が芽生えると共に

 

仲間として認める意識も芽生えていきます。

 

さもないと、配属された新人が困っているときに

 

誰も手助けしないような雰囲気になってしまいかねません。

 

これでは、ダメですよね。

 

そのうえで、新人に対しての教育計画もできる範囲で考えておきましょう。

 

すると、新人の指導者を誰にしておくのか

 

ということも決めることになるので、

 

受け入れ態勢も作りやすくなります。

 

教育計画の内容は、

 

あとで新人とすり合わせて詳細を詰めることになります。

 

ただし、仕事の基本中の基本であるホウレンソウを行うことや

 

各職場の約束事などはすぐに伝えて

 

実行の約束まで取り付けておいてください。

 

さもないと、ボタンのかけ違いで

 

せっかくの戦力を十分に活用できなくなってしまいかねません。

 

ところで、新人を受け入れるときですが、

 

決してコワモテで迫らないでくださいね。

 

新人の心理としては、「不安と期待で一杯」だからです。

 

「不安」を取り除くためにも、

 

職場全体で優しく受け入れる環境が必要になります。

 

上司であるあなたもです。

 

では、新人の「期待」に応えるためにはどうすればよいでしょうか?

 

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23.結果目標は行動化できるまでブレイクダウンせよ!

さて、

「年間12億円の売り上げ目標を達成するための目標は?」

と聞くと・・・
「はい、毎月1億円の売り上げを上げることです。」

・・・という人がいます。

これはおかしいですね。

では、何がどう違うんでしょうか?

毎月1億円というのは、

年間の12億円を単純に月割りしただけですね。

つまり、

月単位の結果目標に過ぎないわけです。

言い方を変えれば、

年間の結果目標をただ月当たりに

ならしただけということです。

ここで、

上司が聞いているのは、

「年間12億円の売り上げを上げるために、

どんな取り組みを行うのか?」

ということです。

つまり、

重点目標や行動目標を

聞いているわけです。

ですから、たとえば、・・・

「既存客だけだと

10億円に満たない可能性があるので、

新規客の開拓に重点を置いて取り組みます。」

「具体的には、

既存客に割く時間を全体の4割として、

あと6割を新規開拓に振り分けます。」

「今のところ既存客とは

よい関係が築けているので、

定期的な訪問や電話、メールで

接触を図っていきます。」

「新規に関しては、

セミナー集客でリストをとって、

DM、メール、電話でフォローしながら

アポにつなげていきます。」

「セミナーは毎月一回開催し、

既存客からの紹介やDM及び

WEBを使って集客していきます。」

「セミナー集客からのアポ率が20%、

アポから成約までの確率が50%なので、

年間1,000社のセミナー集客が

当面の目標になります。」

・・・というように、

ブレイクダウンしていくとよいでしょう。

これに、

さらに付け加えると、

年間1,000社のセミナー集客を

妨げる要因があれば

これも抜き出して押さえておきます。

一般的には、

「ヒト・モノ・カネ」等の観点で

障害が出てきたりします。

さらには、

それらが満たされたとしても、

集客に必要なKSA(※)

を磨く必要が出てくる可能性もあります。

※K:knowledge(知識)
※S:skill(技術)
※A:attitude(心的態度)

このKSAが能力向上目標になるわけです。

そして、

「ヒト・モノ・カネ」等に対する解決策が

行動目標になります。

「え?、年間1,000社のセミナー集客

のための行動が行動目標じゃないの?」

と、思われた方もいらっしゃるかもしれませんね。

それでもよいんですが、

その後の障害に対する解決策を実行しないと、

その目標は達成しないので、

その点だけ気を付けてくださいね。

要するに、

実行できるレベルまで落とし込んで

初めて行動目標と言える、

と考えていただくとよいでしょう。

それでは、

次に「人事異動に伴って配属される部下」

に対してはどのように対処すればよいんでしょうか?

では、また次回。

 

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22.「目標」の三種類を明確に区分せよ!

では、

部下に目標を設定させるには

どうすればよいんでしょうか?

よく「目標を設定しましょう」

とは言うものの・・・

本当に、

正しい目標設定の仕方を知っている人って

どのくらいいるんでしょうね?

実は、

私も分かりませんでした。

でも、

その分からない原因が分かると・・・

簡単でした。

分からない原因が、・・・

「目標」という言葉が何を指しているのかが分からない

・・・ことにあることが分かったからです。

たとえば、

野球の世界で「3割バッターになる」

ことを目指したとします。

これが、目標です。

では、

「腰の筋力を鍛えて、腰の回転速度を上げる」

というのは、どうでしょうか?

これも、目標です。

さらに、

「毎日10kmの走り込みを行う」

というのは、どうでしょうか?

実は、これも目標です。

この三種類の目標の違いは

お分かりになるでしょうか?

すべて目標ですが、

意味合いが違います。

この区別をつけていないと、

上司と部下の間で話がこじれます。

標語的に言うと・・・

「3割バッターになる」ことが

「結果目標」です。

「腰の筋力を鍛えて、腰の回転速度を上げる」ことが

「重点目標」です。

「毎日10kmの走り込みを行う」ことが

「行動目標」です。

・・・このようになります。

そして、

この三つはそれぞれ関連性があることにも

気づかれることでしょう。

つまり、

「結果目標」を実現するために

「重点目標」があり、

「重点目標」を実現するために

「行動目標」がある

という関係にあります。

さらに、言い方を変えると、・・・

「結果目標」が「ビジョン」であり、

「重点目標」が「戦略」であり、

「行動目標」がいわゆる「目標」という

・・・言い方になります。

ゆえに、

「目標」と言ったときに、

「結果目標」のことを思い浮かべる人もいれば、

「重点目標」のことを思い浮かべる人もいれば、

「行動目標」のことを思い浮かべる人もいる、

ということになり、混乱を極めるのです。

ここまでの区分ができていれば、

もう簡単ですね。

でも、

たまにいるんですよね。

「年間12億円の売り上げ目標を達成するための目標は?」

と聞くと・・・

「はい、毎月1億円の売り上げを上げることです。」

・・・という人が。

う~ん、

違うんだよな~。

では、

何がどう違うんでしょうか?

(もう、お分かりですよね?)

では、また次回。

 

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21.Y理論の人間観で「条件づくり」を徹底せよ!

前回は、

部下の能力を最大限引き出して

自主的に動いてもらうようにするためには、

Y理論の人間観が求められる。

という解説をいたしました。

でも、

人間はサボることもあれば、

やる気の出ないときもあります。

これは、

どのように考えればよいんでしょうか?

Y理論とは、

「人間は、条件さえ整えば、

生来働くことが好きな存在である」

という考え方です。

ということは、条件が崩れたら

「働くことが嫌いになる」

ということも言っています。

つまり、

サボったり、やる気のないときというのは、

条件が崩れているからであり、

その人そのものの人間性は

関係が無いということです。

言い方を変えれば、

その人がもともと怠け者なのではなく、

たまたま怠けてしまうように条件が崩れているか、

怠けてしまうような条件がそろっているか

のどちらかだということです。

ただ、

ここで注意すべきは前回も申し上げた通り、

あくまでも上司が部下を見るときの見方・考え方であり、

本当に部下が怠け者かどうかは考慮に入れないことです。

要するに、

「上司が部下を怠け者」だと見てしまえば、

これはX理論の人間観なので、

「アメ・ムチ」だけで

部下を動かすことになります。

しかし、

Y理論の人間観に立てば

「条件が崩れている」と見るので、

どの条件が崩れているのかを見つけて、

それを立て直そうとします。

そのためには、

「アメ・ムチ」以外に様々な手段を

用いることになります。

ちなみに、

「条件」にはどんなものがあるかというと

1.働く場所の物理的環境の良し悪し

2.職場の人間関係の良し悪し

3.仕事内容の難易度

4.設定目標の高低

5.就業条件(勤務時間や給料、休暇など)の良し悪し

6.福利厚生の良し悪し

7.私生活の順調不調・・・etc.
が考えられます。

他にもたくさんあると思います。

上司であるあなたが、

部下の方とコミュニケーションをとるときに

常に意識して欲しいことがあります。

話題は、

世間話でも仕事の話でも構いません。

そのときに、

「部下のモチベーションの源泉はどこにあるのか?」

を、常にアンテナを張って

探し続けていただきたいということです。

このことを押さえていると、

部下を前向きにさせるときや

困難を乗り越えさせるときに、

動機づけがしやすくなってきます。

では、

部下に目標を設定させるには

どうすればよいんでしょうか?

では、また次回。

 

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20.X理論の人間観では部下はついてこない!

前回は、

「統合」のテクニックを活用するためには

ベースの部下観 の影響を強く受け、

この部下観がしっかりしていないと、

「強制」「迎合」「妥協」になってしまう。

という解説をいたしました。

X理論・Y理論はご存知でしょうか?

アメリカの心理学者であるダグラスマグレガーが

「企業の人間的側面」で発表した考え方です。

X理論とは

「人間は生来、働くことが嫌いな存在である」

という考え方です。

Y理論とは、

「人間は、条件さえ整えば、

生来働くことが好きな存在である」

という考え方です。

ここで注意が必要なのは、

人間の本来の姿のことを言っているわけではない

ということです。

たまに、

性善説・性悪説と混同している方がいます。

もともとの人間の姿のことを言ってるのではなく、

人を見るときのその人の見かた・考え方

のことを言っています。

つまり、

人間がもともと働くことが

好きであっても嫌いであってもどちらでもよいんです。

あなたは、

「どちらの考え方で人と接するのか」

ということが問われています。

では、

X理論で人と接するとどうなるでしょうか?

ここでいう「人」とは、

部下のことになります。

つまり、

上司は「部下は生来働くことは嫌いな存在」

だと思っています。

この上司は、

「働くことが嫌いな部下」

をどうやって働かせるでしょうか?

実は・・・

「アメとムチ」以外には考えられないんです。

「働くことが嫌い」な部下に、

どんなに「働くことの意義を説いても理解できない」

と思っているからです。

要するに、

「自主的に動くことはない」

と思っているということです。

さて、

この考え方で「統合」などするでしょうか?

「強制」か「迎合」、

よくて「妥協」でしょうね。

結局、

「強制」「迎合」「妥協」の手段を選ぶ人は、

部下を信じていないということになります。

しかし、人間は・・・

よく考えてみると

・・・自主的に動くことはたくさんあります。

ということは、

部下の能力を最大限引き出して

自主的に動いてもらうようにするためには、

Y理論の人間観が求められるということになります。

でも、

人間はサボることもあれば、

やる気の出ないときもありますよね。

これは、

どのように考えればよいんでしょうか?

では、また次回。

 

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